Wij gebruiken cookies om er voor te zorgen dat wij u de beste gebruikerservaring kunnen bieden op deze website. Als u verdergaat zonder uw instellingen te wijzigingen, gaan wij ervan uit dat u akkoord gaat met het ontvangen van alle cookies op de Buckaroo website. Als u dat wenst, kan u uw cookie instellingen op elk moment wijzigen. Meer informatie
Dit bericht niet meer tonen

Bankboeken

Download Afschriften.JPG

Een veelgestelde vraag aan Buckaroo is: "Hoe kan de boekhouding en de rapportage van Buckaroo samenwerken?" Aangezien er vele boekhoudpakketten zijn, kan een antwoord uitgroeien tot een dik boek waarin alle details van de verschillende pakketten zijn uitgewerkt. Bij de uitleg hieronder is gekozen voor de basisuitleg van een boekhouding welke voor elk boekhoudpakket geldt. Er zijn al vele formaten voor de verschillende boekhoudpakketten beschikbaar in de Buckaroo Payment Plaza. Het Rabobank formaat is in de definitie van de MT940 afschriften maatgevend. Vandaar de verschillende verschijningsvormen van dat formaat. Mocht er desondanks toch nog meer formaten gewenst zijn, laat dat dan weten zodat we ook voor u het verschil kunnen maken. Op de pagina voor het inlezen van de bankboeken zijn de stappen hiervoor uitgeschreven.
De afschriften kunnen ook automatisch beschikbaar worden gesteld via de Buckaroo SFTP server. Daarmee kan een geautomatiseerde afhandeling van de bankboeken worden gerealiseerd. Voor de afhandeling in boekhoud paketten die alleen kunnen werken met betaalde orders, zoals Exact en SAP geldt dat het reconciliëren van de facturen met de afschriften van Buckaroo eenvoudig mogelijk is in een gesloten reeks factuurnummers, door in de keten het ordernummer te gebruiken als sleutel.

Formaten

Binnen de Buckaroo Payment Plaza is het mogelijk om bankafschriften te downloaden in twee type formaten: het bankformaat of CSV (komma gescheiden bestand) formaat.

Inhoud van de bestanden

Het is het mogelijk om de regels in het afschriften en de CSV’s te differentiëren per type mutatie omdat elke regel een transactietype meekrijgt. Zo kan de omzet van bijvoorbeeld iDEAL (transactietype C021) worden onderscheiden van de omzet van machtigingen (transactietype C004). Ook worden de kosten die het betaalverkeer met zich mee brengt onder een apart transactietype geregistreerd. Deze kunnen worden geplaatst op het grootboek “Kosten betalingsverkeer Buckaroo”. De kosten op dit grootboek kunnen iedere maand worden afgeletterd tegen de factuur die door Buckaroo aan de Merchants wordt verstuurd. Ook worden eventueel geïnde administratiekosten met een eigen transactietype geregistreerd (Axxx), waardoor deze los van de omzet kunnen worden verwerkt in de boekhouding.

Inhoud bestanden.jpg

Afrekening door Buckaroo

Een veelgestelde vraag is hoe er moet worden omgegaan met de aflettering van de facturen en de kosten van het betaalverkeer dat via Buckaroo plaatsvindt. Binnen de Buckaroo Payment Plaza wordt gewerkt met een beschikbaar saldo. Dit houdt in dat de uitbetalingen van Buckaroo bestaan uit de beschikbare gelden. Daarbij worden de inkomsten en de kosten met elkaar verrekend. Dit staat los van de verslaglegging over de gelden: daarvoor geldt dat Buckaroo voor iedere ingediende factuur 100% van het factuur bedrag op het afschrift vermeld. Daardoor kunnen de verwachte inkomsten binnen de boekhouding 1 op 1 worden verrekend met de verslaglegging door Buckaroo.

Boeksaldo, beschikbaar saldo en uitbetalingen

Betaalmethoden waarvoor een verhoogt risico geldt, kennen een zogenaamde rolling reserve. De rolling reserve is een reservering van de geïnde gelden welke met vertraging beschikbaar komen in het beschikbaar saldo ter uitbetaling. De rolling reserve geldt bijvoorbeeld voor machtigingen.
Een voorbeeld:
Een Merchant heeft een machtigingen contract bij Buckaroo. Er is een rolling reserve van 5% ingesteld voor een periode van 20 dagen. Dit betekent dat een geslaagd gemelde incasso van een factuur van € 80 voor 100% wordt bijgeschreven in het boeksaldo van de Merchant. Wanneer de toegezegde € 80 door de bank van de geïncasseerde is gestort op de rekening van Buckaroo, komt op die dag 95% (€ 76) beschikbaar voor uitbetaling. Deze € 76 komt in het beschikbaar saldo. De overgebleven € 4 is onderdeel van de rolling reserve en is dus wel onderdeel van het boeksaldo, maar niet van het beschikbaar saldo. Na 20 dagen komt het restbedrag beschikbaar in het beschikbaar saldo en zal deze meegaan in de eerstvolgende uitbetaling.
De Merchants dienen de afschriften te verwerken in de boekhouding. De afschriften geven de status van het boeksaldo op het account van de Merchant. Deze kan worden geboekt als omzet in de eigen boekhouding. Storneringen die binnen komen, gaan ten laste van het boeksaldo. Deze storneringen worden in mindering gebracht op de rolling reserve en gaan dus niet ten laste van het beschikbaar saldo. Zie hiervoor ook het hieronder afgebeelde schema.

Saldo en uitbetaling.jpg

Integratie van boekhoudpakketten met de Buckaroo rapportages

Voor de integratie van het boekhoudpakket van de Merchant met de rapportages van Buckaroo is het belangrijk om collecting betaal methoden en processing betaalmethoden van elkaar te onderscheiden.

Integratie boekhoudpakketten.jpg

De transactie types op de afschriften/rapportages van Buckaroo (groene vlak) zijn bepalend op welk grootboek de journaalposten dienen te worden opgenomen. Voor de collecting betaalmethoden zijn de posten die vanuit de front- en backend worden aangeleverd (blauwe vlak) de tegenboeking op de grootboekrekeningen. Voor de processing betaalmethoden worden de regels op de afschriften van de rekeningen bij derden gebruikt als de posten voor de tegenboeking op de grootboeken.

Boekhoudkundige termen

Term Uitleg
Journaalpost Geeft aan elke grootboekrekeningen gedebiteerd en gecrediteerd worden
Grootboek De verzameling van alle grootboekrekeningen
Grootboekrekening Een verzameling van gelijke uitgaven- of inkomstenposten. Elke grootboekrekening is van het type balansrekening of van het type resultatenrekening
Balansrekening De gelden die op de balans van een bedrijf worden genoemd zoals: gebouw, inventaris, machine, eigen vermogen, lening, bank, debiteuren, crediteuren en kas
Resultatenrekening Gelden die de volgende soorten gelden beschrijven: inkopen, verkopen, reiskosten, salarissen, computerkosten, advertentiekosten en rente


Trefwoorden: journaal, journaalpost, grootboek, bankboek, bankboeken, afschrift, afschriften