Buckaroo Support

Introductie Subscriptions

Met het gebruik van Credit Management, ontstond ook de vraag of het mogelijk is om de periodieke facturatie ook volledig uit te besteden aan Buckaroo. Dat is mogelijk wanneer de subscription functionaliteit wordt afgenomen. Daarbij is het draaien van de Bill-run en daarmee de timing van de facturatie uitbesteed aan Buckaroo en zijn er alleen mutatieberichten noodzakelijk in geval van wijzigingen op de subscriptie. Er zijn een aantal definities van toepassing:

  • Product: de kleinst af te nemen eenheid?
  • Facturatie: wat is de frequentie van de facturen en welke perioden tellen mee?
  • Credit Management: wanneer er geen betaling is ontvangen, wat wordt de herinneringsstroom?
  • Betalen: met welke betaalmethode en / of uitnodiging gaat worden gewerkt?
Stappen om te komen tot een subscription:

Een subscription kan met 3 soorten berichten worden aangestuurd. Zie voor de schematische weergave van de inzet van de berichten de tekening met de samenhang van de Buckaroo functionaliteiten.

  1. Subscriptie starten: met één bericht, al dan niet gecombineerd met een initiële betaal- of identificatiemethode, waarin de details van het abonnement worden gedeeld, kan de subscriptie aan Buckaroo worden bekend gemaakt.
  2. Subscriptie wijzigen: iedere mutatie (up- en downsell) kan door middel van één bericht met de Subscription module worden gedeeld. Hiermee wordt een subscriptie direct geüpdate. Het is niet nodig om eerst de oude subscriptie te stoppen en daarna een nieuwe subscriptie te starten.
  3. Subscriptie stoppen: het is mogelijk om een subscriptie te stoppen op basis van één bericht aan de subscription module. De facturatie stopt op de “einde subcriptie”datum. Wanneer later de subscriptie toch wel weer moet worden gestart, kan dat door een nieuw rateplan (product met een prijs) toe te voegen aan de bestaande subscriptie.
Wijzigen van de aanwezige producten binnen de subscription

Binnen een subscription kunnen de parameters van producten worden veranderd, maar ook is het mogelijk nieuwe producten toe te voegen en oude producten te beëindigen. Gebruik hiervoor het update subscription bericht van de developers page.

  1. Product toevoegen: kies een nieuw rateplan, geef de parameters mee die voor het product gelden en kies een startdatum in de toekomst.
  2. Product wijzigen: iedere mutatie (up- en downsell) op een product kan met de Subscription module worden gedeeld. Hiermee wordt een subscriptie direct geüpdate. Het is voor een verandring in de producten binnen een subscriptie niet nodig om eerst de oude subscriptie te stoppen en daarna een nieuwe subscriptie te starten.
  3. Product stoppen: het is mogelijk om een product uit de subscriptie te verwijderen door er een einddatum aan mee te geven. Daarmee verdwijnt het product en de prijs van het product uit de berekening en de opbouw van de eerstvolgende factuur.
Samenhang Subscriptions – Credit Management

Iedere bill run die plaatsvindt via de subscription module, stuurt direct de Credit Management module aan. De Merchant krijgt van deze actie een factuur push. Daarmee hoeft de Merchant alleen te wachten op een factuur push om de factuur in de debiteuren administratie op te nemen. De betaal- of reminderstatus van een factuur wordt per mutatie aan de Merchant via een push bericht bekend gemaakt. Resultaat is een volledig overzicht van de debiteurenstand zonder daarvoor bij Buckaroo de status op te hoeven halen. Alle functionaliteit van Credit Management wordt door de subscription module aangestuurd. Wijzigingen op de manier waarop dat gebeurt kunnen per subscription met een mutatiebericht worden doorgegeven.

Afweging Subscriptions - Credit Management

Vragen voor de keuze voor de Subscription engine of Credit Management:

Vraag 1 : Wie doet de bill-run?

Wanneer de Merchant beschikt over een compleet invoicing systeem met facturen en hun details, is het logisch om te kiezen voor Credit Management. Iedere factuur wordt dan in een aparte call of in een batch aangeboden aan Buckaroo en op de gewenste betaalwijze geïncasseerd. Tevens wordt dan ook het herinneringsschema meegegeven. Ook kan op dezelfde wijze met uitnodigingen (pay per email) tot betalen worden gewerkt.

Vraag 2 : Is het bedrag van de factuur telkens gelijk?

Wanneer met iedere factuur hetzelfde bedrag in rekening wordt gebracht, kan voor de subscription service worden gekozen. De bill run is dan uitbesteed aan Buckaroo op basis van de geregistreerde producten op de subscriptie. Met de gewenste herhaal periode en op ieder gewenst moment binnen die periode kan dan een bill run worden gedaan. De keuze is aan de Merchant om alle facturen op hetzelfde moment in tijd laten te genereren, of verspreid over de tijd aan te laten maken.

Vraag 3: Hoeveel wijzigingen per abonnee zijn er per facturatie periode?

Iedere verandering van producten en / of prijzen zullen aan de Subcription engine moeten worden aangeboden. Daarbij is het aantal wijzigingsberichten één van de afwegingen voor de Merchant om de bill run zelf te (blijven) doen. Wanneer er bijvoorbeeld 50.000 facturen per maand worden gemaakt en er maximaal 2.000 wijzigingen zijn, kan de subscription engine voordelen hebben.

Subscriptions en Credit Management

De Merchant kan bij Buckaroo de subscriptions starten met de gegevens die behoren bij het afgenomen product. De met een * gemarkeerde blokken zijn optioneel bruikbaar. Hierbij een korte opsomming van de mogelijke stappen en interacties:

Subscription in combinatie met Credit Management
  • Maak een bericht klaar om de subscriptie aan te melden. Geef eventueel de afwijkende prijs en hoeveelheid mee.
  • Buckaroo maakt de subscriptie aan en start daarmee de facturatie op de gewenste datum.
  • Iedere facturatie ronde stuurt de subscription engine de facturen naar het credit management in het behandelplan van keuze. Denk dan aan uitnodigingen, herinneringen en al dan niet een PDF of bijlage. Dat kan per email, brief of SMS.
  • Iedere betaalactie wordt bijgehouden en het credit management zal de opvolging verzorgen en stoppen als er is betaald. Incusief eventueel overdracht naar een incasso bureau.
  • Wijzigingen kunnen door middel van update berichten worden verstuurd naar de subscription engine. Hiermee kunnen telkens de eigenschappen van de subscriptie voor de volgende bill run worden aangepast.
Alleen Credit Management

Wanneer er sprake is van een verbruikers administratie is er een goede reden voor de Merchant om dit in eigen beheer te doen. Daarbij wordt alleen de Credit management oplossing van Buckaroo gebruikt, maar wel met de verwerking van de factuurregels.

Samenhang van de verschillende items
  • Iedere debiteur kan meerdere subscriptions hebben
  • Ieder subscription kan meerdere facturen hebben
  • Iedere factuur met CM kent reminders
  • Iedere factuur kan met een transactie worden voldaan
  • Facturen worden bewaakt door credit management
  • De resultaten van het CM triggeren een vervolgstap
  • Na overdracht incassobureau worden de resultaten in credit management terug gemeld
Manieren om een subscriptie te laten starten:

Met de “create combined subscription” kan een subscription worden gestart. Daarbij is de eerste stap het realtime uitvoeren van een initiële betaalmethode die recurrencent kan worden toegepast. Een subscriptie kan daarmee worden gestart met een:

  • Digitale incassomachtiging (alleen in NL): de bankomgeving van de NL banken voorzien in het delen van alleen de IBAN gegevens met de Merchant. Het moment dat dat wordt gedaan, is het terugdraaien van de SEPA Direct Debit na 56 dagen niet mogelijk.
  • Onomkeerbare betaalmethode, zoals iDEAL, Bancontact, Sofort en andere: wanneer deze eerste transactie slaagt, wordt de betaalmethode SEPA Direct Debit met de IBAN gegevens gebruikt die met de initiële transactie worden gedeeld. Opmerking: ook andere directe betaalmethoden kunnen worden gebruikt om de SEPA Direct Debit mee te starten.
  • Omkeerbare betaalmethode, zoals bij creditcard en PayPal: wanneer deze transactie slaagt, zal voor iedere opvolgende factuur, de creditcard en PayPal gegevens van de eerste transactie worden gebruikt.
  • Uitnodigende betaalmethode, zoals een PayperEmail: een mail wordt gestuurd met daarin een keuze van de betaalmethode van keuze voor de betaling van de openstaande factuur. Wanneer de initiële betaalmethode slaagt, zal de subscription met product 1, 2, 3 en 4 worden aangemaakt. Wanneer deze mislukt, zal de subscription niet worden aangemaakt.